Przedsiębiorcy borykają się często z problemem zarządzania duża ilością faktur. Każda, osoba prowadząca własną działalność gospodarczą wie ile pracy trzeba włożyć w zachowanie ładu i porządku podczas przepływu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz firmy. Wszystko sprowadza się do odpowiedniego zarządzania fakturami.
Dla poszukujących idealnego rozwiązania kwestii organizacji odpowiedniego zarządzania fakturami niezwykle pomocne może okazać się pojęcie workflow. Zapewne mniej obeznani w tym temacie zadadzą pytanie, co kryje się pod tym określeniem? Otóż workflow, to nazwa przypisana dla elektronicznego przepływu dokumentów. Dotyczy ona zarówno zarządzania ważnymi dokumentami wewnątrz firmy oraz tymi, które są przeznaczone do komunikacji zewnętrznej.
Co jednak jest tak specyficznego w workflow, że coraz więcej firm decyduje się na użycie tego rozwiązania? Jak w większości przypadków w biznesie liczy się czas, a ten jak wiadomo to pieniądz. Jak więc można się domyślić, zastosowanie workflow przede wszystkim pozwala na ograniczenie kosztów w firmie dzięki oszczędności ogromnej ilości czasu. Koniec z obrotem papierowymi wersjami dokumentów, a w szczególności faktur.
Dzięki elektronicznemu przepływowi dokumentów, istnieje możliwość wykorzystania specjalnych systemów, które pozwalają na sprawniejsze prowadzenie działań rozliczeniowych, korespondencji, a także archiwizację dokumentów. Wszystko to odbywa się w sposób elektroniczny. Informacje zbierane są natomiast w sieci Internet, więc możemy mieć do nich dostęp niemal z każdego miejsca na świecie i o każdej porze.
Poza oszczędnością czasową zastosowanie systemów typu workflow, pozwala osiągnąć dużo więcej, a mianowicie spokój ducha i pewność, że nie zapomnimy o ważnych dokumentach.
